中小企业的CRM

中小企业的CRM

    裘晓宇，北京联成互动软件技术有限公司北京公司产品销售部经理。自2001年开始从事MyCRM软件系统的销售，是中国CRM软件系统销售领域的专家。
    企业的营销业务达到一定规模后，客户数量和营销过程的信息量会大幅增加。而且，随着组织内各种智能部门的陆续产生，管理及管理难度也就应运而生。企业组织中的销售业务的膨胀，使销售管理必要性大大提高，而CRM软件的意义正在于促进销售业务的高效率运作。
    当客户资料、过程信息、人员工作、业务费用等等累积到常规手段无法管理的时候，IT化是必然的选择。一般认为，一个管理者没有工具和报表的直接管理范围在10人以内，这个规律同样适用于销售部门。于是，很多企业都借鉴和制定了“客户登记表”、“客户拜访记录”、“销售周报表”等来实现过程管理。而实际上，实施一套合适的CRM软件，可以比这些常规手段做得更好！
    销售是一门艺术，客户购买行为的千差万别，使销售管理以及IT化的难度非常大。但是，艺术背后也有规律。如果软件厂商能够很好地解决需求，总结出规律，同时降低软件价格门槛，帮助广大中小企业解决他们的关键应用，CRM自然能够走进越来越多的中小企业中。

中小企业应用CRM的现状

    2000年起，部分中国软件企业开始研究发展本土化的CRM软件，并且以中小企业为主要目标，不断进行市场推广。目前仍然活跃在市场上的专业厂商约有数十家，其中MyCRM是国内CRM市场的著名品牌，产品累计交付客户数已逾600套。分析MyCRM的用户情况，可以使我们从一个侧面了解中小企业应用CRM的情况。

CRM确实可用

    MyCRM的用户覆盖36个行业。除物流货运行业外，较集中的行业包括IT和工业仪器仪表设备，约有400余家。90%用户的销售人员规模在100人内，年销售额从几百万到数亿，是非常典型的中小企业。这些企业中，极少部分用户由于各种原因放弃使用，但超过95%的用户已经把CRM融入到日常业务中。随着数据的日积月累，以MyCRM代表的CRM平台已经成为这些企业不可或缺的生产工具。

满足关键应用

    这是中小企业应用CRM的动力，以某媒介代理公司为例，其业务员多，人员流动频繁，借助MyCRM系统的“客户资源转移”功能，可以很方便地解决客户业务信息的扭转与继承问题，从而使客户资源能够沉淀在企业这个“铁打的营盘”里。再如某仪器厂商，客户数量和订单数量很多（单个订单的价值又不高），合同的打印、审核、统计、排产数据量非常大，MyCRM的订单模块很好地解决了这个问题。还如某系统集成商，其销售项目里的“人员工作协同”和“费用控制”通过应用MyCRM系统得到了很好的解决让“黑箱操作”尽量减少。

找到核心问题

    由表及里，找到中小企业销售业务管理中的核心问题，而且是可以固化到软件中来解决的问题。同时也要考虑企业的实际购买能力，降低CRM系统的使用门槛。

CRM的客户数量逐年增长

    CRM的客户数量增长迅速，并具有行业性和局域性的特征。2000年、2001年，CRM应用起步于IT行业；进入2002年后，设备制造与销售行业开始应用CRM；步入2003年，物流货运行业企业开始广泛关注并应用CRM。在区域上，从2000年至今，CRM应用最活跃的仍然是长江三角洲、珠江三角洲和环渤海地区。

制约我国中小企业CRM发展的因素

    虽然CRM在我国中小企业中取得了比较广泛的应用，但也存在着一些限制其进一步发展的因素。就目前来看，制约中小企业应用CRM的主要因素有以下三个方面。
    客户的管理基础  现阶段，国内CRM软件主要是为企业提供一套IT管理工具，满足企业梳理其对外沟通所产生的大量信息，并建立相应的规范。客观的讲，只有已经建立规范的销售管理制度，意识到销售不是单纯个人行为，业务信息已经使用报表或电子文档来管理的企业，才是CRM软件的目标客户，才能够真正应用好CRM系统。而对相当多的中小企业而言，“制定企业内部的业务规范”这一步还未走好、走完，因而会在应用CRM上遇到巨大的困难和阻力。
    客户的IT基础  这也是MyCRM软件系统用户相对集中于IT和仪器仪表行业的原因。因为这些企业的信息化基础普遍较好，员工离开了电脑根本无法工作。他们能在最短时间内理解CRM软件系统的理念和操作规则。换一句话说，CRM软件再好，如果不符合企业的IT基础和操作人员的日常习惯，无疑是空中楼阁，无法实现。
    CRM软件的成熟度和厂商应用经验。一套只能管客户档案资料的软件显然价值不大，只有能够帮助企业老总解决一些关键应用，让他看到业务信息在CRM软件里运作所带来的价值，企业掏钱购买才成为可能。国外的CRM软件公司规模都不小，而国内则依靠有大量的“程序天才”以个人的名义，纷纷推出各类CRM，而这些功能和应用相当简单的CRM软件，很大程度上误导了部分中小企业的需求，打击了企业的决心和信心。

中小企业的CRM需要简单化

    实现管理信息化，“快速导入、简单实施”几乎是中小企业的共同要求。选择CRM的同时，必须要见效快。只要能务实的帮助企业解决一些关键性问题，发挥IT工具的高效能，企业自然会购买和使用CRM系统。所以，CRM厂商对中小企业大谈理念或者概念，又或为了赚钱而搬出一揽子解决方案的噱头，必然会走入误区，更会无端地延长企业管理者的决策周期。而且，从用户应用的实际情况也可以看出，因为CRM理念而购买CRM系统的企业，最终应用效果往往不太理想。实际应用效果非常好的，是那些以关键应用为切入点，循序渐进部署

CRM系统的企业。

    在实施中，快速高效和专人负责尤其重要。需要CRM的企业往往日常业务繁忙，管理者也是日理万机。由于CRM软件会改变员工工作习惯，而绝大多数员工人都是第一次接触CRM，所以多少会产生抵触情绪。在实施过程中，企业高管人员无法全程亲历时，必须授权专人来负责，同时拟出制度巩固推进成果，才能最终让CRM软件和业务融为一体。另外，对于中小企业，2周到一个月的实施周期是比较合理的。如果实施过程过于冗长，企业的热情会逐渐消耗掉，效果必然不理想。
    最后，选择一套适合企业、优秀的CRM软件，非常重要。运行稳定的软件程序，才能保证应用过程不会出现无端的BUG。管理软件的设计是从需求模型构建开始，到程序实现，再经历用户试用反复锤炼的系统工程，和个人级工具软件差异极大。CRM系统后台蕴涵的业务逻辑非常复杂，不是一两个天才程序员所能明晰和构建的。所以，选择CRM软件，还要细看软件性能，包括后期的维护升级成本。就象买企业商务汽车一样，将来是企业的必备工具，性能很关键，所以不能去买小厂的拼装车。虽然软件行业缺少量化的效果评估标准，但它和机械制造也有共性，投入/产出是公平的。优秀的CRM软件产品，需要依靠系统分析员、架构设计师、程序员、测试工程师等人员团队的通力合作，才能打造出来。

互动式营销型呼叫中心
———OKI CTstage P&S公司客户服务中心解决方案

    呼叫中心行业经过几年的摸索与发展，“对外有效提高客户服务质量，扩大收入；对内大幅提高员工生产力，降低成本”已经不仅仅是企业对客户服务中心的巨大期待，而是日益紧迫的现实要求。对于企业而言，只有夺取长期的客户资源才是发展之道，而要夺取客户资源往往在于能否高质有效地处理如电话订单受理、信息咨询、用户投诉建议，能否进行客户关怀以及积极的营销等业务。换言之，客服中心能否有效处理企业在发展和保持客户关系过程中所遇到的各种服务问题成为企业能否持续稳定发展的关键。2004年，日本冲电气公司（以下称OKI）为P&S公司构筑了互动式营销型呼叫中心，这是目前国内首例建设成功的互动式营销型呼叫中心。该方案的最大特点在于它不仅满足了企业对客户提供被动式应答服务的需求，同时还解决了企业面向客户开展主动式营销的现实课题。

设计要求

    P&S是中国著名的IC产品零售商和代理商，其信息系统中保存有8万余条客户的完整记录，以及每年3万多交易客户和每月1000条不见面交易记录。为保证销售前端的工作效率，满足不断增长的每日电话处理需求，提高服务质量和客户满意度，P&S公司在武汉设立了专门的客户服务中心，将原来分散在全国各个分部的客服工作统一归结到呼叫中心完成。同时，P&S利用此次系统建设的计划，对内部销售、市场、行政等各个部门之间进行信息统合管理，建立一体化互动型信息传输渠道，实现企业内外部信息系统的深度融合，为公司在2004年开展主动营销服务提供可靠的技术支持。
    基于以上要求，OKI提供了基于CTstage 4i for.net技术的企业内外部通信系统一体化建设方案，其中客户服务中心的首期建设规模为48个座席，设计月应答能力为12万次。
    该系统首先通过一台OKI　CTstage 4i软硬件一体化服务器，将客户服务中心和其他部门共同连接成一个内部通信区。通过提供CTstage独特的统一消息功能，解决了传统呼叫中心中多种信息传递媒介难以融合的矛盾：首期建设的48个座席全面对客户提供快速的人工语音应答服务，在直接以邮件（语音邮件、传真邮件、电子邮件）的形式接收客户的语音留言、接收/发送传真信息的同时，座席人员可直接将相关信息提供给公司的采购、生产、开发、储运、财务等部门，做到了企业内外部办公通信系统和客户服务系统的无缝集成，同时，由于客户信息全部通过内部通信网传递，在实现企业内部真正无纸化办公的同时，达到了信息在企业内部的快速、高效传递。
    考虑到客户数据对企业运营的重要性，该方案除采用高性能的服务器进行建设外，更提供了二重安全措施，通过专门装置的切换，保证系统运行的连续性和稳定性。

功能特点

    针对客户的实际使用需求，在本次客户服务系统的构筑中，OKI CTstage提供了一系列的先进功能。

ACD功能

    客户电话在P&S客服中心语音导航（IVR）的引导下，选择需要的服务类型，对于需要人工服务的客户，CTstage通过提供ACD功能，可以实现对客户来电的科学分配。所有的来电将按照用户的来源、业务类型以预先设定的策略进行多队列排队，并通过智能路由分配到适当的话务员，如可帮助客户寻找到上次提供服务的话务员进行服务等。同时，在实际中一个座席人员往往可能拥有多种技能，了解多方面业务，因此在系统中将这样的座席人员同时加在多个不同的业务组内，如此既有效避免了座席人员冗问题，也降低了人员投资成本，提高了系统的工作效率。

主动外呼（Outbound）

    主动外呼功能是实现自动式营销服务的基础。主动外呼功能充分利用了计算机电话整合技术，体现出CTI技术在呼叫中心领域的应用优势。CTstage构筑的呼叫中心系统支持两种类型的主动外呼，即座席端的主动外呼和服务器端的主动外呼。其中座席端的主动外呼又可分为两种操作方式，一种是座席人员可以直接通过电脑键盘上的数字输入，向客户进行拨号，另一种是座席人员只需在座席端画面上点击客户信息中的电话号码或者传真号码，就可以向外拨打电话或发送传真。
     服务器端的主动外呼，即预测拨号（Predictive Dialing）。通过管理设定，在系统空闲时，CTstage服务器可通过系统对座席人员的状态、外线工作状态的判定，依照从拨号列表取得的呼叫项目进行呼叫，并且仅仅在将电话接通后再把人工线路转接给空闲的座席人员，从而建立通话。利用此功能，一方面，营销代表可以对客户信息进行分析，创建有挖掘潜力或需维系的客户电话拨号列表，进行预测拨号，从而提高营销代表的工作效率；另一方面，充分利用呼叫中心的空闲时段开展主动营销业务，有效地提高了客户服务中心的工作效率，避免了人工调控管理可能造成的资源利用不足或资源过度使用带来的客户电话无法接入的情况。

统一消息

    在CTstage 的统一消息功能模式下，各个部门的不同人员可通过内部局域网直接调用相关的各种信息数据（客户电话留言、传真、E-mail等），在第一时间内对客户作出反馈信息，同时，这一功能也可适用于各部门间的沟通，使企业的内部通信环境得到完善，提高办公效率。

客户数据分析和统计报表分析

    客服中心建立后，企业决策层往往非常关心其整体配置是否合理，是否收集到了有用的客户数据，对销售有何促进作用，以及如何评价每个业务代表的工作业绩等问题。对此，OKI　CTstage提供了丰富的客户数据库和统计报表功能。客服中心可以把收集到的客户信息（包括电话、传真、地址等个人信息以及工作性质、交易过的产品、付款状况等业务信息）以数据库的形式进行管理，也可以根据企业需求提供系统分析：服务请求统计（如自动受理呼叫量、人工受理呼叫量、平均呼叫时长、平均等待时长、接通率、接通逾限率、呼损率等统计指标），座席受理情况统计（如服务总量、服务时长、平均时长等），业务完成情况统计（如超期量、超期率、出错量、滞留量、滞留增长等）等，统计的结果不但可以以图形化的形式形象地表现出来，而且还可以以CSV文件的形式进行保存，并提供Word、Excel等文件格式的输出。所有的这些数据对企业来说不仅提供了管理的便利，更有效收集了客户信息，为后期的战略决策提供科学的参考数据。从这个角度来说，呼叫中心已不仅仅是企业提供客户服务的应答中心，更是企业收集客户和市场情报的重要渠道。

系统优势与效益分析
高度集成

    传统呼叫中心每增加一个功能，往往就意味着要增加相应的硬件和软件。而OKI CTstage通过软硬件集成，可以在一台或几台服务器内完成一个典型呼叫中心的所有功能和设备，这里的集成包括以下诸多方面。
设备集成：构筑系统所需的软硬件都集中安装在一台Windows服务器上。
    功能集成：集成了网络电话系统和呼叫中心所有常用的功能。它不仅能提供传统PBX所能提供的所有功能，还能提供自动语音应答、自动呼叫分配、语音邮件、公开的应用程序接口等。
    技术集成：对于复杂的底层协议及实现PBX功能等的开发，提供集成的不可变更的模块。同时提供公开的应用程序接口，以在此基础上进行各种业务的开发。
 
系统的完全开放性和接口的灵活性

    在OKI  CTstage中，应用程序接口作为ActiveX 控件被预先安装在系统中，并能与目前市场上流行的20多种CRM软件连接，所以在实际建设中，用户只要使用支持ActiveX 控件的开发工具，如Visual Basic.NET和Visual C#.NET等编程语言就可以在短时间内开发出呼叫中心应用程序，根据客户不同的业务需求，定制出个性化的服务，大大缩短了系统的构筑周期。同时，由于该系统中的应用程序全部基于Windows开发，维护管理也变得简单易行。

经济效益的提升

    从经济效益上看，一方面，该系统通过整合市场与销售两个环节形成“互动营销中心”，很好地解决了综合型企业中常见的市场与销售不同步问题，并直接将企业内外部通信进行融合，有效促进企业的发展。另一方面，CTstage强大的统计分析功能和丰富的客户数据库，使原本看不见摸不着的营销结果变得可以衡量。企业可以根据呼叫中心提供的信息数据，方便地识别平均每个电话带来的销售额和可以提升的环节，并据此提升销售业绩。
(冲电器软件技术有限公司供稿)